Penerapan Manajemen Pengetahuan untuk Meningkatkan Kualitas Pembelajaran di Perguruan Tinggi [3]

Posted on Updated on

Organisasi atau lembaga pendidikan seperti perguruan tinggi bukanlah mesin, sehingga model mesin bagi pengembangan organisasi (input yang diproses menjadi output) tidak sepenuhnya sesuai atau bermanfaat dalam pemahaman yang begitu rumit akan fungsi-fungsi perguruan tinggi. Akan lebih bermanfaat bila disadari bahwa lembaga pendidikan yang beradaptasi sebagai suatu sistim sosial di mana orang-orang bekerja sama dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan dalam organisasi Perguruan Tinggi (PT) tersebut.

Bila dianalogikan seperti organisme yang memberdayakan dirinya melalui transformasi dari materi dan energi, selayaknya ekosistem yang memperbaiki lingkungan kembali melalui siklus dan musim, maka lembaga pendidikan juga tumbuh dan revitalisasi dirinya melalui pengetahuan yang dibuatnya, proses transfer ilmu tersebut kepada yang lainnya, dan hubungan kerja sama yang terbentuk antara orang-orang dalam lingkungan organisasi perguruan tinggi tersebut.

Manajemen Pengetahuan
Manajemen Pengetahuan (knowledge management) adalah kumpulan perangkat, teknik, dan strategi untuk mempertahankan, menganalisis, mengorganisasi, meningkatkan, dan membagikan pengertian dan pengalaman. Pengertian dan pengalaman semacam itu terbangun atas pengetahuan, baik yang terwujudkan dalam seorang individu atau yang melekat di dalam proses dan aplikasi nyata suatu organisasi. Fokus dari manajemen pengetahuan adalah untuk menemukan cara-cara baru untuk menyalurkan data mentah ke bentuk informasi yang bermanfaat, hingga akhirnya menjadi pengetahuan.

Melalui manajemen pengetahuan yang diterapkan dapat menyatukan tiga sumber daya utama dalam organisasi, dalam hal ini lembaga perguruan tinggi, yaitu: orang (pendidik-administrasi-siswa), proses (pembelajaran) dan teknologi (sistim informasi), untuk dapat diberdayakan manfaatnya dalam lembaga pendidikan dan membagi informasi secara lebih efektif.

Terdapat beberapa manfaat penggunaan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) melalui manajemen pengetahuan dalam bidang pendidikan antara lain: berbagi hasil penelitian di mana hasil penelitian yang dimuat dalam internet/intranet akan mudah dimanfaatkan orang lain disegala penjuru dunia dengan cepat; konsultasi dengan pakar yang ahli di bidangnya dapat dilakukan dengan mudah walaupun ahli tersebut berada ditempat yang sangat jauh; perpustakaan online dalam bentuk digital; diskusi online yang dilakukan melalui internet; kelas online melalui aplikasi dapat digunakan untuk lembaga pendidikan jarak jauh, seperti universitas terbuka.

Adapun bagi peserta didik (mahasiswa) keuntungan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) melalui manajemen pengetahuan seperti: dapat mengakses informasi-informasi hasil penelitian mahasiswa/dosen lain, memperoleh sumber ilmu pengetahuan dengan mudah, akses ke para pakar lebih mudah karena tidak dibatasi jarak dan waktu, materi pelajaran dapat disampaikan interaktif dan menarik, dan melalui belajar jarak jauh dapat menghemat biaya dan waktu.

Sedangkan bagi organisasi penyelenggara pendidikan keuntungan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) melalui manajemen pengetahuan dapat berupa: dapat berbagi hasil penelitian dengan lembaga perguruan tinggi lain, dapat memberi layanan lebih baik ke mahasiswa, dapat menjangkau mahasiswa yang tempatnya sangat jauh, melalui perpustakaan online dapat menekan biaya untuk menyediakan buku, dan dapat saling berbagi sumber ilmu dengan institusi PT lain.

Model Penerapan
Penerapan manajemen pengetahuan dengan kerangka kerja untuk mehamami bagaimana dan dimana pusat perhatian guna meningkatkan manfaat edukasi, termasuk tujuan dan visi-misi organisasi di dalamnya. Melalui proses ini, hubungan data-informasi-pengetahuan sebagai kesatuan tiga serangkai siklus yang saling berhubungan secara terus-menerus dan membantu orang-orang fokus ke hasil manfaat sesuai tujuan. Hal ini dapat dijelaskan selanjutnya melalui contoh penerapan dalam tabel berikut ini:

Fungsi

Data

Informasi

Pengetahuan

Misi Data yang dikumpulkan tentang kebutuhan komunitas, dan tentang tujuan utama dari misi lembaga. SDM administrasi dan tim dosen meng-evaluasi kegunaan program dalam mencapai misi lembaga. Penyelenggara PT secara terbuka membahas diskusi permintaan kebutuhan program baru dan kebutuhan lainnya yang berhubungan dengan informasi misi.
Rencana Strategis Sistim informasi mengumpulkan data manfaat yang didasarkan dari tujuan-tujuan yang terhubung dengan hasil utama. Informasi mengenai hasil/manfaat dibagikan ke bagian program untuk ditinjau ulang dan dibahas kembali. SDM administrasi dan tim dosen mengevaluasi data-informasi, dan menentukan kebutuhan akan tambahan data/informasi.
Bimbingan Akademik Selama semester pertama rencana mahasiswa dimasukkan ke dalam database, dan tersedia bagi pembimbingan melalui situs lembaga. Rencana dimutakhirkan oleh mahasiswa dan/atau pembimbing dalam setahun, dan bimbingan tersebut direkam/simpan. Pembimbing membagikan informasi tersebut dan strategi bagi pendidik lainnya untuk digunakan dalam tujuan pembelajaran.
Rencana Penerimaan peserta didik Rektor memiliki akses sepenuhnya (untuk melihat seluruh unsur lembaga).

Mahasiswa mendaftar secara elektronik, tanpa harus antri menunggu.

Rektor bekerja sama dengan dekan-dekan fakultas sebagai suatu tim membahas tentang bidang/seksi mana saja yang perlu diperhatikan. Rektor dan Dekan (SDM administrasi) rapat diskusi membahas tentang proses pendaftaran mahasiswa, dan program apa saja yang paling diminati/dicari.

Penggunaan teknik dan teknologi dengan manajemen pengetahuan di perguruan tinggi sama pentingnya dengan pemberdayaan layaknya organisasi PT lainnya. Bila dilaksanakan secara efektif maka dapat meningkatkan kemampuan pengampilan keputusan yang lebih baik, mengurangi waktu siklus pengembangan “produk” (seperti pengembangan kurikulum dan riset pendidikan), meningkatkan kualitas pelayanan admnistrasi dan akademik, serta mengurangi biaya-biaya tertentu.

Layaknya suatu lembaga pendidikan yang baru akan bermaksud menggunakan manajemen pengetahuan, dapat belajar dari pengalaman serupa pada institusi PT lain yang telah menerapkan manajemen pengetahuan ini sebelumnya. Terdapat beberapa hal yang sebaiknya perlu dipersiapkan seperti: strategi (apa saja hal yang ingin dicapai), prasarana infrastruktur (SDM, TIK, dan ukuran keberhasilan keuangan), orang yang dipercaya untuk memimpin, rencana detail pilot project, di mana empat hal ini sebaiknya diuji-coba dulu kemudian baru dievaluasi apa saja yang perlu diperbaiki untuk pengembangan selanjutnya.

Ilustrasi berikut ini menggambarkan bagaimana penerapan manajemen pengetahuan (MP) dapat menghasilkan sejumlah manfaat penting bagi proses pelayanan dalam perguruan tinggi seperti: proses riset, proses pengembangan kurikulum, pelayanan mahasiswa dan alumni, pelayanan administrasi, dan rencana strategis.

Proses Riset

  • Penerapan MP sebagai suatu tempat penyimpanan untuk: rencana riset dalam lembaga atau pihak ketiga yang potensial, hasil riset dan organisasi penyedia dana dengan kemampuan pencarian yang mudah untuk memfasilitasi peluang antar disiplin ilmu riset, peluang komersil bagi hasil riset.
  • Penerapan MP dalam bentuk portal (website) untuk prosedur administrasi riset yang berhubungan dengan: peluang pendanaan, proposal (anggaran, kebijakan, dan prosedur), kontrak (prosedur dan kebijakan), laporan teknis keuangan, serta overview layanan internal dan SDM yang ada.
  • Manfaat yang diperoleh: peningkatan daya saing pada kontrak riset dan peluang komersil, pengurangan waktu (siklus) dalam riset, fasilitas dalam riset antar disiplin ilmu (dan antar fakultas), meningkatkan mutu riset dan proposal sebelumnya, layanan internal dan eksternal yang meningkat, dan pengurangan biaya administrasi.

Proses Pengembangan Kurikulum

  • Penerapan MP sebagai suatu tempat penyimpanan untuk: upaya perbaikan kurikulum yang pernah dievaluasi sebelumnya, teknik penilaian pedagogik, penilaian mahasiswa yang dianalisa dan dimutakhirkan per semester.
  • Penghubung informasi antar disiplin ilmu, termasuk materi yang telah dimutakhirkan, dan publikasi/riset terbaru. Portal informasi yang berhubungan dengan proses pembelajaran menggunakan teknologi, termasuk peluang pengembangan fakultas/jurusan, penelusuran hasil, lessons learned, best practices, dan technology overview.
  • Manfaat yang diperoleh: peningkatan mutu kurikulum dan program, waktu yang digunakan untuk perbaikan lebih cepat, peluang pengembangan fakultas/jurusan baru, meningkatnya layanan administrasi yang berhubungan dengan teknologi, dan meningkatnya proses pembelajaran yang berhubungan dengan teknologi.

Pelayanan Peserta Didik dan Alumni

  • Penerapan MP dalam bentuk portal (website) untuk: layanan baik dosen maupun mahasiswa sehingga keduanya dapat memperoleh informasi yang lebih efektif dan mutakhir, layanan peluang kerja baik untuk mahasiswa maupun alumni, dan layanan informasi mahasiswa tentang seluruh hal mengenai lembaga pendidikan.
  • Manfaat yang diperoleh: pelayanan mahasiswa yang meningkat, meningkatnya kemampuan layanan SDM perguruan tinggi, dan meningkatnya layanan informasi bagi alumni.

Pelayanan Administrasi

  • Penerapan MP dalam bentuk portal (website) untuk: pelayanan keuangan, layanan pengadaan, dan sumberdaya manusia perguruan tinggi.
  • Manfaat yang diperoleh: layanan administrasi yang lebih efektif dan efisien, informasi yang lebih baik tentunya mengarah kepada keputusan yang berkualitas lebih baik.

Rencana Strategis

  • Penerapan MP dalam bentuk portal (website) untuk: informasi internal yang dengan katalog tentang renstra dan berbagai laporan pihak terkait (berkas audit, akreditasi), dan informasi eksternal termasuk studi patokan, lingkungan institusi PT, data lembaga saingan, tautan ke kelompok peneliti dan publikasi.
  • Penerapan MP sebagai suatu tempat penyimpanan untuk: akuntabilitas dan hasil dari penilaian pemantauan, dan indikator kinerja.
  • Kantor atau ruangan riset diubah menjadi Kantor Manajemen Pengetahuan.
  • Manfaat yang diperoleh: peningkatan kemampuan penunjang renstra dan pengambilan keputusan, pembagian informasi internal-eksternal yang meningkat, dan peningkatan kemampuan untuk mengembangkan renstra yang lebih fokus dan mutakhir.
Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s